制度文件制定及管理办法

为了保障本院各项工作的原则性、科学性、民主性和公正性，同时，也为了规范各项规章制度的制定、使用和管理，根据本系实际情况，制定本办法。

一、文件的分类

根据文件制定部门和使用范围不同，将文件分类为：“矿院联字”（党政联合文件）；“矿院党字”（党总支文件）；“矿院字”（行政文件）；“矿院教字”（教学文件）；“矿院学字”（学生管理文件）；“矿院工字”（工会文件）；“矿院团字”文件（团总支）等。

根据文件的使用性质，文件可以为正式文件、暂行文件和试行文件。

二、文件的制定

1.对开展的各项常规工作，必须建立相应的管理制度，并通过不断运行完善，逐步形成科学、规范的制度体系，杜绝经验性和随意性工作状态。

2.制度文件原则上由部门负责人组织起草制定，重要制度必须在使用范围内广泛征求意见，并进行必要的公示、反馈及修订，得到多数人认可后，方可提交有关会议审批。

3.文件必须经过相应部门审批后，方可实施。

“矿院联字”、“ 矿院字”文件须经过学院党政联席会议通过；“矿院党字”文件须经过总支委员会通过；“矿院教字”文件须经过学院教学工作领导小组通过；“矿院学字”文件须经过学院学生工作领导小组通过；“矿院工字”文件须经过系工会委员会通过；“矿院团字”文件须经过系团总支委员会通过。

关学院到师生重要利益的制度文件，按照文件的性质，必须经过学院职工大会（或职工代表会议、党员大会、学代会、团代会通过）。

4.文件由学院行政秘书按照统一的格式制定后颁发（见附件范例）。

三、文件的执行

为了保证制度执行的严肃性，在有效期内的制度，必须严格执行。制度使用过程中，每个有关人员都有权利对制度提出意见和建议，并在下次修改时给予充分论证，修改完善。对明显的错误和不合理处，可以及时修改（应遵循制定时的民主和通过程序）后执行。

四、文件的管理

1、通过的文件，由文件制定负责人发送至每个学院领导及其他相关领导，并传达到每个有关人员。

2、制度文件由学院行政秘书登记、存档（电子和纸质）。